よもやま話

So What?

こんにちは。Qaidの松浦です。

本文を記している2021年3月現在、世の中はまだまだコロナ禍であり、生活や働き方の様式も様変わりしています。

私も在宅での業務が増えてきているのですが、お客様や同僚へのコミュニケーションの手段において、文字に頼るケースが激増しています。文字だけで物事を伝えるって難しさを痛感している今日この頃です。

ロジカルシンキングで有名なBarbara Minto氏によれば、文字で何かを書く目的は「相手に何かを伝えるため」ではなく、「読み手に行動してもらいたいため」だそうです。
こうも言っています。「読み手のいない文書はない」、つまり「読み手のいない文書は不要」。

私もこの場で文字を残している以上、「不要な文書」と言われないために、読み手のあなたに行動してもらう何かを伝えなければなりません。

相手に何か伝えるときは、「結論」が必要なのですが、これを的確に伝えることがなかなか難しいケースもあるのではないでしょうか。

例えばこの例ではどうでしょう?
一つひとつは事実なのかも知れませんが、何を言いたいのか今ひとつわかりませんよね。
つまり何?」と言いたくなってしまいます。

  • 天気予報は雨と言った
  • 今朝早く、カエルがうるさく鳴いていた
  • 西の空には黒い雲がある

この例の結論は「今日は雨が降るだろう」と言いたかったとのことです。

では、「つまり何?」と言われないためにはどうしたら良いのでしょうか。それはとても簡単で、「結論を先に書く」ことだそうです!
もちろん全てのケースが該当するワケではないようですが、大部分は当てはまるそうです。

では、少し問題を変えた上で結論を先に書いてみましょう。

結論:今日は傘を持って出かけてください。

  • 天気予報は雨と言った
  • 天気予報は過去3日間、ずっと当たっている
  • 私は用事があり、外出するので、あなたを迎えに行けない

なんだか、言いたいことが明確に分かるようになりスッキリしましたね!

例えば、今日から、仕事のメールを書く時に「結論が先に書けているかな?」と確認する。たったそれだけで分かりやすい文書になっているかチェックできると思います。

なぜ結論を先に言うとスッキリするのかは、認知心理学の「メンタルモデル」で説明できるので興味のある方は調べてみてはいかがでしょうか。

逆に、「結論を先に言わない方が良いケース」もあるみたいですので、メンタルモデルをマスターして、「読み手に行動してもらう文書」の達人を目指しましょう!